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Travel & Expense

Hier werden die Mitarbeiter/innen der Adolf Würth GmbH & Co. KG und inzwischen über 70 deutsche und über 20 europäische Konzerngesellschaften von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung betreut. Durch den Einsatz von innovativen Programmen mit komplett digitalen Prozessen wird den Reisenden einerseits eine moderne Dienstleistung geboten, andererseits wird in der Finanzbuchhaltung Produktivität und maximale Sicherheit generiert. Zudem gibt es eine Kostenreduktion bei den Reisemitteln durch zentral verhandelte Verträge mit den Leistungsträgern (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, Taxi etc.). Die Reisenden sind damit in der Lage, sich voll auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.

Travel-Tool

Online Booking Engine

  • Webbasiertes Geschäftsreise-Managementsystem
  • Verbindung von Unternehmen mit Reisebüros und Reiseanbietern (Flug, Bahn, Hotel, Mietwagen, Ground Mobility)
  • 24/7 Verfügbarkeit aller Tarife und Angebote an einem Punkt (POS)
  • Berücksichtigung der Unternehmens-Travel Policies
  • Ermöglichung "Best Buy" ohne aufwändige Recherche
  • Integration zentraler Zahlungsprozesse
  • Optimierte und effiziente Rechnungsprüfung und Verarbeitung für die Finanzabteilung
  • Vermeidung der Selbstverauslagung der Kosten durch Reisende
Travel-Tool

Digitale Reisekostenabrechnung

  • Webbasierte Erfassung und Hochladen von Reisedaten und Ausgabenbelegen
  • Erfassung von Reisekosten via App
  • Hinzufügen digitalisierter Ausgabenbelege
  • Automatisierte Berechnung von Tagespauschalen aller Länder
  • Elektronische Weiterleitung der Abrechnung an das Auditierungsteam
  • Buchhalterische Bearbeitung gemäß steuerrechtlichen Vorgaben
  • Revisionssichere Archivierung der Abrechnung
  • Transparenter Blick auf den Bearbeitungsstatus
  • Vermeidung der Doppelerfassung von Daten
  • Drastische Reduzierung der Durchlaufzeiten
Travel-Tool

A1-/EU-Meldepflichten

  • Automatische Information des Reisenden über A1-/EU-Meldepflichtenprozess
  • Standardisierter Prozess unter Einbindung eines externen Dienstleisters
  • Zentrale Bearbeitung und Durchführung der notwendigen Meldungen durch WSS-Travelmanagement
  • Rückinformation mit relevanten Unterlagen an Reisenden/Gesellschaft im Rahmen gesetzlicher Anforderungen und Fristen
  • Ziel: Vollautomatisierte Durchführung ohne zusätzliche Aktionen des Reisenden
Mitarbeiterstimmen
Travel1

Karin

"Ich bin gerne Teil des Travelmanagement-Teams, weil es vielfältig und breitgefächert ist. Es lockert das Thema Buchhaltung auf. Ich bin die zentrale Ansprechpartnerin für Kolleginnen und Kollegen, dadurch erweitert sich mein Netzwerk. Durch die Abrechnung und Planung von Reisen ist es interessant, über das laufende Geschehen im Unternehmen informiert zu sein."

Travel3

Gerd

„Das Hobby (Reisen) zum Beruf zu machen, strategisch optimale Konditionen zu verhandeln und unseren Kunden effiziente, schlanke und digitale Prozesse an die Hand zu geben, macht viel Spaß. Die reisenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dabei auch jederzeit mit meinem Team im persönlichen Gespräch zu unterstützen und die oft schwierigen Anforderungen aus steuerrechtlicher Sicht zu „übersetzen“, gibt täglich ein gutes und erfüllendes Gefühl. Durch die zunehmende Dynamik der Veränderungen der letzten Jahre bleibt diese Aufgabe jederzeit spannend und vielseitig.“